Dans certaines entreprises, on parle de Responsable de secteur ou encore de coordinatrice.
Nathalie, dans l’entreprise depuis sa création en 2008, a d’abord exercé le métier d’Assistante de vie sur le terrain avant d’exercer cette fonction.
Elle est titulaire d’un BTS Economie Sociale et Familiale et est la principale référente clients de Plénitys. Joëlle CARDY assure également cette fonction en soutien ou en cas d’absence.
Les missions :
- Répondre aux demandes des prospects, ceux qui appellent en direct, les familles, les assistantes sociales ou les différentes partenaires avec qui nous travaillons (Infirmiers, UDAF, HAD, Samsah …)
- Aller à la rencontre du client, à son domicile, à l’hôpital, pour faire connaissance, répondre à sa demande, évaluer la situation et présenter l’entreprise.
- Gérer l’administratif, aider au dossier d’aide si besoin, établir le devis et le contrat et autres documents obligatoires en fonction des aides dont bénéficie le client,
- Transmettre tous les éléments à la planification pour création du planning client,
- Elaborer la fiche mission, transmettre également à la comptable les documents nécessaires à la facturation.
- Effectuer une nouvelle visite à domicile pour faire signer les documents et remettre au client le cahier de liaison et le planning.
Certains accompagnements démarrent dans l’urgence, lorsqu’une assistante sociale appelle pour une sortie d’urgence, une intervention peut avoir démarrer avant sa visite.
Parcequ’elle a des informations médicales quelquefois confidentielles, ou a rencontré la famille qui a dévoilé des informations personnelles liées aux clients, la référente est la seule à connaître la situation exacte du client. Pour cette raison elle est seule habilitée à échanger avec les tutrices ou les familles, sauf accord particulier dans certains cas.
Les dossiers clients doivent être complets, comporter des documents obligatoires une visite annuelle (ou appel téléphonique selon la nature des interventions) doit être réalisé, des audits réguliers vérifient la conformité de cette gestion par rapport à un référentiel très strict.
Certains accompagnement sont plus compliqués que d’autres, leur mise en place et leur suivi demandent plusieurs visites, (retour à domicile compliqué, mise en place de matériel adapté, demandes des familles particulières, problème avec des intervenants….).
Les échanges avec les familles et les partenaires présents sont également très importants et suivis.
Les accompagnements évoluent, en fonction de l’état de santé du client, des remontées des intervenants, la fiche mission est mise à jour et les temps d’intervention peuvent être réévalués à la hausse ou à la baisse.
Les dossiers clients doivent être complets, l’accompagnement des clients entraînent des obligations vérifiées lors de l’audit externe.